اولین برداشت مهمانان در زمان ورود به هتل می‌تواند موجب ایجاد یک تجربه منحصر به فرد شده یا به طور کلی دیدگاه وی را در مورد کسب و کار شما خراب کند. به همین دلیل مفهومی به نام چک این هتل شکل گرفته تا یک بازه زمانی مشخص را برای ورود مسافران تعیین کند. به این ترتیب شما خواهید توانست تا در زمان مقرر برای استقبال از مهمانان جدید آماده شوید و تمامی خدمات پخش پذیرش را برای سرویس دهی عالی تنظیم کنید. همین مسئله با اندکی تغییرات در مورد چک اوت در هتل نیز طراحی شده است.
بنابراین همان طور که متوجه شدید عبارت Check in در هتل و Check out در هتل در بر گیرنده دو بخش اساسی در تنظیم برنامه زمانی خدمات یک اقامتگاه بوده و آگاهی نسبت به آن، چه برای کارکنان صنعت هتلداری و چه برای مسافران، حائز اهمیت است. چرا که عدم آشنایی کارکنان با روند چک این هتل آن‌ها را از ارائه خدمات بی عیب و نقص به مهمانان بازمی‌دارد. در مقابل هم چنانچه یک مهمان از شرایط چک این و چک اوت در هتل آگاه نباشد، با مسائلی چون اتلافت وقت خود و یا دریافت خدمات نه چندان کامل روبرو خواهد شد.
با توجه به آن که امروزه، مردم بیش از هر زمان دیگری برای وقت خود ارزش قائل بوده و مشغله‌های بسیاری دارند، برنامه ریزی برای یک سرویس ورود و خروج منظم، ضروری است. هر چه این سیستم به‌روزتر باشد و از روش‌های قدیمی دستی دور باشد، طبیعتاً می‌توان انتظار بازدهی و سهولت بالاتری را از آن داشت. پس با ما همراه باشید تا به بررسی معنا و مفهوم امور چک این هتل و جدیدترین روش‌های اجرای این خدمات توسط هتل‌های پیشرفته بپردازیم.
چک این هتل به چه معناست؟
تصور کنید که به تازگی از یک مسیر طولانی برای دیدن مقصد رؤیایی خود به هتل رسیده‌اید، خسته بوده و می‌خواهید هر چه سریع‌تر به اتاق استراحت رزرو شده خود راهنمایی شوید، در مقابل با این جمله مواجه می‌شوید: «متأسفم، اتاق شما هنوز آماده نیست.» اگر چه ممکن است آدم صبوری باشید و مدت زمانی را برای آماده شدن اتاق صبر کنید؛ اما قطعاً این اقامتگاه دیگر انتخاب اول شما نخواهد بود. چرا که اغلب مسافران انتظار دارند تا بلافاصله پس از ورود به بخش پذیرش، فرایند هدایت آن‌ها به اتاق صورت بگیرد.
اینجاست که داشتن Check in در هتل به کمک مدیریت و حتی مهمانان آن اقامتگاه می‌آید. در حقیقت اغلب اقامتگاه‌های دارای چک این، یک بازه زمانی به خصوص را برای پذیرش مسافران در نظر می‌گیرند. عموماً این بازه که هر روز بین ساعت 14 الی 16 بعد از ظهر است، از بروز مشکلاتی چون عدم تخلیه به موقع اتاق یا نبودن زمان کافی برای انجام خدمات لاندری و امور نظافتی جلوگیری می‌کند. به این شکل مهمانان نیز می‌دانند که برای تحویل اتاق خود، باید در زمان مقرر شده به پذیرش مراجعه کنند و عدم حضور به موقع آن‌ها می‌تواند به ضرر خودشان باشد.
یک چک این هتل موفق بهترین تجربه ورود را برای مسافران رقم می‌زند و حتی عملکرد دپارتمان‌های مختلفی همچون پذیرش و امنیت هتلداری را نیز بهبود می‌بخشد. البته مسائلی همچون پروازهای بین المللی یا قطارهایی که تنها در زمان بندی به خصوصی حرکت می‌کنند، می‌تواند بر ساعات ورود مسافران هتل تأثیر گذار باشد. بنابراین برخی از اقامتگاه‌ها، پذیرش 24 ساعته داشته و یا این که جدول زمانی منعطف‌تری را هنگام رزرو اتاق در اختیار مهمانان می‌گذارند. پس در هر صورت آمادگی کاملی برای استقبال از مسافران در موعد مشخص شده خواهند داشت.
کلیک کنید: پذیرش هتل چیست؟
خلاصه فرآیند چک این در هتل:
- حضور مسافران در لابی و مراجعه به پخش پذیرش هتل
- استقبال گرم کارکنان پذیرش، لابی من یا دربان‌ها از مهمان جدید
- تأیید رزرو اتاق توسط کارکنان پذیرش
- معرفی مختصری از امکانات و خدمات رفاهی رایگان و غیر رایگان هتل
- ارائه اطلاعات کلیدی همچون رمز عبور Wi-Fi، زمان بندی سرویس‌های خدماتی و غذا، دسترسی‌های هتل و...
- تعیین زمان خروج مهمان
- تحویل کلیدهای اتاق
- پیشنهاد همراهی مهمان تا درب اتاق و حمل چمدان‌ها
کلیک کنید: آداب خوش آمدگویی به مهمان
چک اوت در هتل به معناست؟
به همان میزان که استقبال از ورود مهمانان مهم است، پیگیری خروج آن‌ها و تحویل اتاق وی نیز از اهمیت قابل توجهی برخوردار است. به همین دلیل در مقابل اقدامات Check in در هتل، بخش دیگری با عنوان چک اوت در هتل ایجاد شده تا از یک تخلیه بی عیب و نقص و بدرقه مناسب اطمینان حاصل شود. هر چند که ممکن است در نگاه اول، این پروسه چندان مرحله پیچیده‌ای به نظر نرسد اما اگر به مشکلات موجود در عدم تعیین ساعت مشخصی برای خروج مهمانان فکر کنید، قطعاً شما هم از داشتن یک چک اوت دقیق استقبال خواهید کرد.
در وهله اول فرایند خروج مهمانان از هتل همراه با تسویه حساب است. بنابراین در صورت نبود چک این، ممکن است که در امور مالی و حسابرسی‌های مربوط به خدمات رفاهی، تنقلات مصرف شده، سرویس‌های اضافه و... دچار مشکل شوید. علاوه بر آن Check out در هتل به عنوان یک نقطه عطف جهت نظر سنجی از مهمانان برای کیفیت خدمات دریافت شده، شناخت نقاط قوت و ضعف هتل و همچنین جلب رضایت وی برای مراجعه مجدد محسوب می‌شود. به این ترتیب مزایای آن گسترده‌تر از یک بررسی جزئی و تسویه حساب خواهد بود.
اغلب اقامتگاه‌ها، بازه زمانی 11 صبح الی 12 ظهر را برای فرایند خروج مهمانان تعیین می‌کنند. در نتیجه تا ساعت 14 که زمان چک این هتل است، فرصت کافی برای نظافت، خدمات خانه داری و آماده سازی فضا جهت اقامت مهمان بعدی در اختیارتان خواهد بود. البته تعیین کردن یک زمان دقیق برای خروج مهمانان مانند فرایند پذیرش آن‌ها می‌تواند تداخل‌هایی با زمان بلیط مسافران داشته باشد. پس مشخص کردن ساعات خروج استثنایی یا داشتن چند بازه زمانی مختلف گزینه‌ای به مراتب بهتر برای جلب رضایت این سبک از مهمانان است.
کلیک کنید: چگونه هتلی ایمن انتخاب کنیم؟
خلاصه فرایند چک اوت در هتل:
- یادآوری زمان خروج از طریق ارسال پیام، ایمیل یا یادداشت
- مراجعه بل بوی یا باربر برای حمل چمدان‌های مسافر به لابی در زمان مشخص شده
- بازرسی تجهیزات و شرایط اتاق پس از خروج مسافر
- حضور مسافر در لابی و بخش پذیرش هتل
- بررسی صورت‌حساب مهمان و تسویه کامل هزینه‌ها
- دریافت کلید و ارائه هرگونه سپرده امنیتی به وی
- نظر سنجی، تشکر و تشویق برای اقامت دوباره
- بدرقه مهمان تا درب خروجی
منبع: سیستم ورود و خروج هتل